Se você tem funcionários registrados na sua empresa, essa mudança mexe diretamente na sua rotina e na forma como você lida com os dados previdenciários do seu negócio. A novidade atinge em cheio empreendedores de todos os portes enquadrados no MEI, no Simples Nacional, no Lucro Presumido e no Lucro Real.
Na prática, a forma de consultar informações sobre afastamentos e benefícios dos seus colaboradores mudou de endereço e de exigências técnicas. Quem tem funcionário registrado precisa entender o novo padrão de segurança para não ficar travado na hora de resolver pendências trabalhistas e previdenciárias do dia a dia.
A chegada da nova plataforma oficial do governo
O Instituto Nacional do Seguro Social colocou em operação a plataforma INSS Empresa para centralizar o atendimento aos empregadores. Essa nova ferramenta substitui o antigo Conadem, que era a ferramenta conhecida como Consulta Auxílio-Doença por Empresas.
A transição obriga a sua gestão a adotar novos procedimentos de segurança digital logo no primeiro acesso. Isso vale tanto para uma pequena loja no Simples Nacional quanto para uma grande corporação no Lucro Real que precise gerenciar dezenas de atestados e afastamentos mensais.
As exigências para o acesso da pessoa jurídica
O acesso inicial ao sistema exige obrigatoriamente a utilização de certificado digital ICP-Brasil de pessoa jurídica dos tipos A1 ou A3. Vale destacar que os certificados digitais em nuvem não são aceitos para a autenticação da empresa no sistema.
Além disso, o certificado digital de pessoa jurídica deve ser emitido por uma Autoridade Certificadora credenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação. O responsável pelo certificado digital da empresa deve acessar o sistema inicialmente por meio da conta gov.br.
O controle de permissões e a gestão de usuários autorizados
Depois do primeiro acesso feito pelo responsável legal, o sistema permite que sejam autorizadas outras pessoas a utilizarem a plataforma em nome do negócio. Essa facilidade ajuda quem está no Lucro Presumido ou no Simples Nacional a delegar o trabalho para o setor de recursos humanos ou para o escritório de apoio sem precisar compartilhar a chave principal da empresa.
Os usuários autorizados acessam o sistema com seu próprio CPF e senha da conta gov.br, sendo exigido o nível de segurança prata ou ouro. A plataforma permite administrar todos os acessos concedidos, o que inclui o cadastramento, a alteração de informações, o cancelamento de permissões e a consulta aos registros de utilização.
O escopo de consulta e a segurança LGPD
A ferramenta permite consultar benefícios e afastamentos vinculados aos trabalhadores relacionados ao CNPJ da empresa, trazendo registros históricos a partir de janeiro de 2019. Essa base de dados ajuda o empresário do Lucro Real ou do MEI a acompanhar a situação de quem está fora do batente por motivos de saúde.
No primeiro acesso, a empresa precisa obrigatoriamente aceitar um Termo de Responsabilidade relativo à proteção de dados e à conformidade com a LGPD. Esse cuidado reforça que o manuseio de informações sensíveis de saúde dos trabalhadores exige rigor absoluto por parte de quem gerencia o negócio.
Como acessar a plataforma INSS Empresa
Reúna o certificado digital ICP-Brasil de pessoa jurídica dos tipos A1 ou A3 válido da sua empresa.
Acesse a página oficial da nova plataforma INSS Empresa utilizando a conta gov.br do responsável legal.
Faça a autenticação inicial com o certificado digital credenciado pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.
Leia atentamente e aceite o Termo de Responsabilidade sobre proteção de dados e LGPD exigido pelo sistema.
Cadastre os usuários autorizados que vão operar o sistema informando o CPF de cada colaborador.
Exija que os usuários cadastrados alcancem o nível de segurança prata ou ouro em suas contas gov.br individuais.
Configure as permissões de acesso definindo quem pode consultar os registros a partir de janeiro de 2019.